關於ERP系統建設的思考

被動接受安排還是主動創造工作價值?這是人在職場的兩重境界。資料記錄系統還是業務控制系統?這是企業管理資訊系統建設的兩重境界。

傳統的執行資訊系統,主要是解決資訊的數位化記錄、傳遞、共用問題。通過資訊的數位化傳遞、共用來支撐多專業崗位間的高效協同,但是源頭還得先做資訊的數位化記錄,所以這類執行資訊系統泛稱資料記錄系統record system。數位化記錄的準確性、及時性、完備性決定了整個執行資訊系統的實際應用效果,但這也正是執行資訊系統應用中的軟肋之處。大部分執行資訊系統用得不好,主要是因為源頭的資訊輸入端出了問題,因為執行資訊系統資訊輸入端通常是人而不是設備的自動化介面。

人本來就是最難管的,所以過去理工男主持設計的執行資訊系統一般都放棄了對站在資訊輸入端後面的人的管理,而只盯著輸入的資訊,“只要你正確輸入了資料,我就能解決所有問題”,避實就虛、不講武德,是人性的通病,也是執行資訊系統的通病。

ERP企業資源計畫系統是典型的執行資訊系統,通過在銷售/生產/採購/倉庫等多業務部門及客戶/供應商之間傳遞/共用計畫(客戶需求、生產計畫、物料計畫)和指令(銷售訂單、採購訂單、生產工單、出貨單)資料來支撐整體供應鏈各環節間的高效協同,這些資料錄入的源頭主要是人。

erp system hong kong應用成功的關鍵在於資料,應用失敗的關鍵也在於資料。傳統ERP系統基本上都屬於以財務為中心的資料記錄系統record system,主要功能都是放在資料的錄入、傳遞、共用上,儘管也會打著業財一體化的大旗,但對於資料錄入的場景—業務活動的管理是非常簡化和碎片化的。

對企業業務活動的控制管理,本質上就是管人,是屬於“基於控制規則解釋執行”的流程控制系統範疇。在生產管理中,要管理成品的品質,就要管理成品生產過程各個環節的品質,同樣的道理,ERP的業務資料只是業務活動的結果,對資料品質的管理要有效,就要對產生資料的業務活動過程進行管控,在業務管控中考慮資料問題:“錄入哪些資料?”“為什麼要錄入這些資料?”“在什麼業務活動中由誰來錄入這些資料”。只有通過控制管理業務活動來管理業務活動涉及的資料,才能真正有效保證資料品質,這是現代執行資訊系統的共識。

控制管理業務活動的目的,到底是為了保證“流程正確”還是為了保證“資料品質”?這在不同的領域有不同的策略,而這個策略直接會影響業務活動的識別,以及業務活動的規程/標準定義、管控顆粒度定義。例如政府領域的政務審批系統,保證審批業務的“流程正確”當然是原則,而在企業領域負責生產計畫管理的ERP系統,管理業務活動,保證流出的業務資料“資料品質”則是關鍵,這和精益生產的基本概念“整線均衡生產”“每一個環節不流出不良品”是不謀而合的。

企業業務活動控制管理很難!主要原因有兩點:

人性都不願意受監管,早年本人在廣東移動省公司做網路運行維護數位化管理專案,很多地市公司為了逃避省公司通過該專案對其網路運維業務工作的監管,私下開發了很多外掛系統管理自己的網路運維業務活動,只願意把一些不易出錯、無關痛癢的網路運維業務活動放到系統上進行管控。

對業務活動進行數位化控制管理的前提是標準化,企業業務活動有很多,有些業務有固定的處理流程規則,而有些沒有固定的處理流程規則,甚至越棘手越複雜越關鍵的業務越沒有固定的流程規則。對於有固定處理流程規則的業務活動,用“基於控制規則解釋執行”的工作流控制系統很容易實現管控;而對於沒有固定處理流程規則的業務活動,則只能用郵件、微信等通信系統來輔助解決業務活動中的資料共用和協同需求,但對於業務流程及活動涉及的資料輸出品質管控非常弱。由於人性本身就不願意接受監管,所以“沒有固定處理流程規則”就經常成了不對該業務活動進行管控的藉口。

企業進行資料為王的ERP新系統建設時,因為資料錄入端是人,所以要管理人,通過管控業務活動來管理每個人的資料責任。只有通過嚴格的業務活動管控才能保證推動整體供應鏈運轉所需要的資料品質。現在的sap gold partner,在以銷售、採購、計畫、倉庫、財務為核心的傳統資料記錄系統的基礎上,增加了專案管理PS模組、研發管理模組PLM,同時通過打通ERP與現有OA系統介面充分利用OA系統的業務流程管控能力,目的就是要把傳統的資料記錄系統升級為業務控制系統。

ERP系統建設中,哪些業務活動需要進行重點控制管理?如何識別出來?

必須有一個基本原則“資料強相關”:企業領域負責生產計畫管理的ERP系統管理業務活動的目的,是要保證流出的業務資料的“資料品質”,涉及erp關鍵基礎資料的業務活動必須管理。即使現在的業務流程隨意而沒有規則,也要通過該建設專案制定出藍微標準化的業務流程規則並實現數位化控制管理,例如公司對替代料的管控、對戰略備料的管控等。對於與資料無關/體現權力的形式化業務活動,ERP系統就要少管,例如合作夥伴資質審批流程。

當然,哪些業務活動需要進行重點控制管理?

還有一個原則就是“涉及成本管控”,企業每年的設備採購及零配件耗材採購金額龐大,所以ERP系統建設會有設備管理模組,對設備從引入、運維到報廢的全生命週期中的業務活動進行管控,通過對這些業務活動的管控來對業務活動涉及的成本支出的合理性進行管控。

企業業務活動因為數量龐大、彼此孤立,過於碎片化的業務活動管控最終會流於形式。ERP系統建設中,建議只對涉及ERP關鍵基礎資料的業務活動進行管控。要減少需要管控的業務活動數量,首先要管控資料人工輸入源頭,減少資料人工輸入源。

企業生產供應鏈的運作,實際需要人工輸入的資料主要是客戶需求計畫及客戶銷售訂單,而生產計畫、物料供應計畫、倉庫發料計畫,以及物料採購單、生產工單、出貨單,都是可以根據預定的規則庫系統自動生成的,而供應鏈運作的異常,如物料供應商的供應計畫答交異常、生產異常,也是系統通過分析處理系統自動生成的物料採購單、生產工單、出貨單的實際執行回饋結果(有些執行回饋結果需要人工輸入,不過也是被動式輸入,容易被系統監管)而獲得的,系統再根據獲得的異常資訊根據預定的規則庫自動調整生產計畫、物料供應計畫、倉庫發料計畫,以及接下來給出的物料採購單、生產工單、出貨單。

要減少人工資料登錄源,就要減少供應鏈運作過程中對這些大量中間業務資料的人工維護,讓人工維護中間業務資料的生成規則而不是業務資料本身,這對整理完備的中間業務資料生成規則提出了更高的挑戰,畢竟這麼多年企業習慣了直接改結果而不是改規則。

企業的業務活動從來都不是孤立的,建立起各業務活動的結構關係,才能建立起各業務活動彼此之間的監督體系,從而讓業務活動管控不會流於形式。企業所有的業務活動,最終只有二個源頭,那就是客戶專案和企業戰略專案(例如產線建設)。在ERP系統建設中,利用專案管理PS模組,對客戶專案和企業戰略專案進行全域管控,與ERP有關的所有業務活動,包括產品研發、產品試產、量產、設備採購、夾具採購等,最終都可以彙集到客戶專案和企業戰略專案管控中成為其中的一個節點。通過建立起各業務活動的結構關係,讓各業務活動彼此之間互相督促,從而讓企業作為一個整體來運作。

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